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用對系統，輕鬆省下不必要的繁瑣程序

企業推動數位轉型，並邁向永續經營發展，可以說是現在企業經營的主流趨勢和重要議題，

但是許多企業在導入數位化的過程中，經常會遇到許多技術面、執行面的問題，因此單純導用數位化的工具是不夠的，

必須要從企業整體經營的流程、服務去思考數位優化，並透過組織與企業文化的整合，才能真正做到數位轉型。

在協助企業做數位轉型的這條路上，有一間身經百戰的公司，那就是百加資通股份有限公司。

企業做數位轉型應有的認知

企業做數位轉型，絕非一件簡單的事，必須要先打好根基，確立基礎。

百加資通執行長林崇仁就分享，其實大部分的企業都想要導入數位化，想要做數位轉型，

這些企業主都知道他們要的是什麼，卻不知道需要什麼工具或該選用什麼樣的產品，也不清楚產品導入的過程會遇到什麼樣的問題，以及可能延伸的費用與執行難度。

企業在經營成長到一個階段或遇到流程問題時，會想要做數位轉型，

若是想要做數位轉型，林崇仁建議，一定要與資服廠商討論，配合企業體質來去思考轉型的深度與程度，再來做轉型，會比較好。

而陳宗賢教授不斷提醒的「轉念、轉變、轉型」就非常重要，

這是想要做數位轉型的企業與領導者一定要有的觀念，否則企業的轉型會很辛苦。

現在雲端服務已經非常盛行，企業可以去試用、體驗雲端服務，將之導入企業的營運中，

如此一來，對於整個數位轉型，就會比較「無痛」和簡單。

以雲端服務為出發點，找到適合企業的數位化方法

百加資通在2013年推展市場時，第一個產品就是提供雲端辦公室的服務，

當時的普及度其實並不高，是經過COVID-19之後，大家才開始意識到，

當人員沒辦法進到辦公室裡，公司仍要營運時，整個人資、專案、客戶管理等作業的執行，以及制度的整建，就有困難。

因此，林崇仁也提到：「管理靠制度，制度靠表單。」

有什麼樣的表單，就會建立出什麼樣的制度，尤其是當人員都無法進到公司裡面對面互動時，表單的設計就非常重要。

而企業導入系統數位化，最害怕的就是導入後不是企業主想要的，

所以林崇仁非常要求第一線同仁要能正確地傳達客戶對產品的需求，而不是為了業績去強推強銷。

因為客戶導入系統，不是單純地只有預算的問題，導入系統的過程也是非常辛苦的，

同時，廠商也有責任把資安做好，因為客戶的資料都在雲端上，廠商必須要能保護客戶的所有資料。

其實以雲端服務來看，EIP（Enterprise Information Portal）廠商就有好幾家，

因此企業要做很多功課，去試用每家廠商提供的EIP產品是否符合需求。

在10年前，一般企業想要試用EIP產品幾乎是不容易的，

大部分企業都是聽了說明會，看了相關的產品介面，但是沒有實際操作過，也沒有機會拿到公司實際嘗試與運作。

林崇仁說明，導系統一定會有問題，但是近20年來，百加資通累積了非常多的經驗、導入過程的Know-How，

所以客戶如果遇到一些常見的問題，百加資通都有一定的知識管理與相關的解決方案，去做配套說明。

若是客戶使用後，發現有其他延伸需求，超過3個客戶提出類似的問題，百加資通就會對產品進行改善、調整，使之符合這些客戶的需求。

同時，百加資通多年來持續每個月的產品改善會議，也讓系統更逐步完善。

當然，還是會遇到無法完整解決的問題，此時，百加資通就會試著取得彼此的諒解，也會提供另外的解決方案或介紹其他的資服廠商來幫客戶做服務。

林崇仁也分享，很多企業會認為，組織內部調整、流程改動，就要重新導系統，其實並不然

企業可以思考一下，在開始導入系統時的觀念，第一就是要選對系統；第二就是要把系統用對；第三就是要把系統用得更好。

實際上，很多企業雖然選對了系統，但是在第二階段並沒有把系統用對，才會導致後面因為組織有所改變，產生系統好像不符合公司的需求了。

其實所有的系統建置，不會因為組織擴大就不能用了，

若是組織要變革或流程要改善，首先要做的並不是馬上換系統，應該是要去諮詢資服廠商，看廠商能夠如何配合公司的改變，提供協助與支援。

根據林崇仁的經驗，其實也可以使用資服廠商開發的外掛功能模組或是協調客製化的方式來做，

如此一來就能滿足組織變革或流程改善的需求，甚至更多。

若是真的沒有辦法滿足組織變革或流程改善的需求，才要考慮換系統，

因為換系統的成本非常高，可以的話，應該盡量以改善系統或調整系統為優先，不要輕易更換系統。

雲端知識庫，隨時掌握企業經營動向

林崇仁分享，企業如果想要賺錢，不一定要有知識庫；

但是如果想要賺很久的錢，想要讓組織擴大，就一定要有知識庫，做知識管理。

知識管理，就是將公司重要的SOP、文件、組織章程或是一些屬於公司研發、生產的相關資訊，都放入知識庫，讓員工去查找，也讓有權限的人去做管理、更新。

這是導入知識管理很重要的一環，很多人都誤以為知識的建立責任在某些人身上，

但在現在這個時代，知識的建立是每個員工的責任。

正如百加資通建立知識庫的方式，就是每一個人都可以提供，

諸如今天到聯聖上課，學習到的新知識，只要可以應用在工作上，就記錄下來，

但是記錄下來的知識不見得完全正確，因此要經過審核，待審核完成才發布出來，讓大家知道。

換言之，百加資通建立知識庫，知識庫裡的知識不是因為誰需要或公司需要才去記錄它，

而是在經營的過程中，只要是對公司有幫助的新事物，或是可以配合公司運作的新方式，就記錄下來，

之後經過審核，沒問題後再發布。

透過這樣資訊化的整建，就可以讓公司所有同仁在需要知道時，透過關鍵字查找，來快速取得需要知道的知識。

所以知識管理是企業經營很重要的一環，它不單只是放資料的地方，更是一個管理的程序，

讓大家知道公司的進程與人員的成長。

面對AI時代來臨，企業所面對的挑戰與硬實力提升

其實AI時代來得又快又急，可以說是每一天都可能有巨大的轉變，而這對百加資通來說，也是一個挑戰。

許多人想要尋求AI的服務，然而對於AI的了解，很多人都只到ChatGPT而已，其實AI的服務不只有這些，

林崇仁與他的團隊也在思考，到底公司能夠提供什麼樣的 AI服務給客戶。

就產品面而言，因為AI技術的逐漸成熟，很多大廠提供的AI支援相對非常多，

林崇仁也推薦企業去了解與利用這些大廠的AI服務來協助公司的運作。

以百加資通來說，公司推出的雲端辦公室其實就加入了AI的智能，右下角的對話機器也能將一些系統使用的知識，傳達給企業使用者。

在未來的開發藍圖，百加資通會結合大語言模型，提供更進階的機器人服務，

企業可以將公司治理的知識放在裡面，讓員工透過詢問、對話的方式來取得。

這是百加資通在產品面所做的提升。

就服務面而言，身為資訊軟體服務廠商，非常重要的就是教育客戶如何使用軟體。

以教學手冊來說，不需要再找一堆人來翻譯，

只要將中文版完成，透過AI工具，各種語言都可以很快產出，這是AI帶來的便利之一，所以善用AI工具非常重要。

當然，有許多人會擔心，AI時代來臨，企業在人才培育上也會受到衝擊。

林崇仁大方地舉自己的兒子為例，

因為是文組的學生，長輩曾一度擔心在這樣科技化的浪潮下，畢業後可能不容易找到工作，

但是林崇仁認為，這是過去的思維，現在其實不需要過度擔心。

現在很多學生都會用ChatGPT，但是這只是一個開端，

這是能簡單將文章梳理、培養問問題、尋求幫助的方式，

實際上除此之外，還有很多AI的應用，在Azure、AWS、GCP這3個平台裡，就有很多不同AI的應用。

如何應用AI所帶來的便利以及與AI做溝通是未來重要的技能。

例如錄製不同國家語言的影片，只要選用對的AI服務來運作，就能省下90% 的時間。

企業對於員工的培訓，還要讓員工去認識或應用更多的AI工具，

不一定要使用得淋漓盡致，但是要知道哪些工具可以幫助自己解決相關問題或提升工作效能。

林崇仁也特別提醒，下一波科技化的浪潮絕對不只有ChatGPT而已，

對於現在的員工一定會受到衝擊，確實有很多工作會被取代，

但是最重要的是如果能去認識、學習這些AI的服務，就會有新的發展機會。

透過運動及獎勵機制，提升團隊凝聚力

我們都知道企業要成長，就要豐富員工自身的專業，

但是企業要發展得更加茁壯，就不是只靠自己一個人就能完成，

林崇仁坦言，20年前的他一直覺得要凝聚員工，就要常常帶著團隊聚餐，

但是過了1、2年之後，就發現團隊並沒有因此產生共識。

後來發現了一個很好的方式，就是倡導公司內部運動，

因為運動不只有益健康，且能讓員工產生凝聚力。

運動可大可小，小至「爬樓梯」也是一個運動，

大家在運動的過程中會閒聊，當然，不一定都是聊公事，

但是因為運動時腦內產生的嗎啡都是正向的，因此更利於凝聚共識。

公司也會提供Incentive，針對公司所設立的運動目標，員工有達成，公司就給獎金，

而且從另一個角度來看，員工每天久坐辦公室，透過這樣的方式，也能幫助大家在工作之餘顧好身體，控制體態。

讓團隊成為學習型組織，創造更多可能性

除了透過運動提升團隊凝聚力之外，林崇仁也致力於將團隊打造成學習型組織。

在讓團隊成為學習型組織上，外派訓練是其中一環。

林崇仁分享，初期到聯聖上課時，陳宗賢教授對他的影響很深，給予許多指點迷津；

連續上了幾年的課程、接觸陳教授更深之後，就被陳教授的熱情感動，

因為陳教授的志業是要幫助台灣中小企業經營成長，這也讓林崇仁更加確立自己的志業就是協助中小企業做好數位轉型。

而將近20多年來的時間，林崇仁偶爾也會在這條路上感到疲憊，

可是看到陳教授孜孜不倦的教課，就覺得自己還可以再繼續，而且應該要更加強的去推廣。

聯聖就是一個讓企業自我成長並可以與其他企業交流的平台，

能讓大家持續學習，讓聯聖來訓練公司的員工，比自己訓練還來得有效，

因為聯聖的訓練方針是以企業成長的角度來看，並不只是告訴大家管理的概念而已，

配合陳教授的實務經驗，更能讓企業更有力道的去執行管理方法。

林崇仁更分享，讓團隊到聯聖上課，不能只有「人到就好」，課後一定要寫心得報告，

看了心得報告，才會知道員工真正的想法，以及他到底學到什麼，

也因為做了這樣的動作，讓團隊在學習之後，更能激發更多對產品優化的想法。

他也將團隊上完課後寫的心得報告公開讓全公司參考，

在這個互相分享的過程中，公司也建立了學習護照制度，大家到聯聖上課，就可以得分，成為一個學習的點數機制，

去考證照也能得到分數，將學習的效能量化。

因為學習是一個持續的過程，累積的愈多，代表愈有衝勁，

公司再給予鼓勵和獎勵，就會形成正向循環，

從小小的心得報告的撰寫，到後來衍生成為公司制度的運作，更能產生新產品與共創新想法，

光就這點來說，就非常有價值。

因此，林崇仁只要覺得哪個儲備幹部或部門主管還不錯，就會讓他們到聯聖上CEO班。

針對一些專業面較強的同仁，也會讓他們上職能精進的課程。

他也推薦想要做改變的企業，

或是專業能力強、但在管理上有落差、遇到困難的企業到聯聖來學習。

全球推動ESG，百加資通從自己做起

隨著ESG浪潮來襲，百加資通也在跟進。

以環境保護（Environment）、社會責任（Social）與公司治理（Governance）這3個面向來看，

E（Environment）這個議題就是百加資通這20年來不斷在做的事，

未來也會持續以協助企業客戶落實「無紙化」作為主要目標。

與此同時，百加資通也在不斷省思公司的產品與服務還可以如何調整來幫助企業落實ESG，

所以在無紙化的部分，百加資通目前正在開發與設計節能減碳計算機，

用以計算企業用了多少電子表單省了多少張紙、在系統的使用過程中所省下時間等等，

將使用軟體的一個過程數據化。這也是百加資通對整個社會盡的企業社會責任，將使用軟體的過程變成企業可以使用的節能減碳數據。

第二步是碳盤查方面的軟體服務，

因為碳盤查牽扯到供應鏈的問題，而百加資通的系統主要都是企業內部在用，

因此百加資通對此也啟動了另外一個Project稱之為 EcoPortal，可以讓企業與其供應鏈更有效率的協作。

林崇仁舉例，假設有一個產品製造商要做碳盤查，

這個服務就可以讓產品製造商依需要設計碳盤查表單，讓供應商登入EcoPortal輸入資料，再將資料送回審核並作彙整。

在協助企業數位轉型的過程中，同時也在幫助自己，

正如陳教授說的，ESG 不是大企業的責任，是所有企業及個人都應盡的責任，

所以百加資通也開始在制定ESG的報告書，唯有正視這件事，才會逐條去做，

因此林崇仁非常正向地看待ESG，只要認真落實ESG，對企業絕對有助益。