Bai Jia Zi Tong

Sử dụng hệ thống phù hợp, dễ dàng tiết kiệm các thủ tục phiền phức không cần thiết

Chuyển đổi số và phát triển bền vững đang trở thành xu hướng chủ đạo và chủ đề trọng yếu trong quản trị doanh nghiệp hiện nay.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số thường gặp không ít vấn đề về mặt kỹ thuật và thực thi.
Vì vậy, chỉ đơn thuần áp dụng công cụ kỹ thuật số là chưa đủ.
Cần phải suy nghĩ đến việc tối ưu hóa toàn diện quy trình vận hành, dịch vụ và văn hóa tổ chức thì mới thật sự đạt được chuyển đổi số hiệu quả.

Trên hành trình hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số, Bai Jia Zi Tong là một đơn vị dày dạn kinh nghiệm.

Nhận thức đúng về chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số không phải là điều dễ dàng – cần phải có nền tảng vững chắc.
Theo ông Lâm Sùng Nhân, CEO của Bai Jia Zi Tong, hầu hết các doanh nghiệp đều biết mình muốn gì trong chuyển đổi số,
nhưng lại không biết mình cần công cụ gì, nên chọn sản phẩm nào, và cũng không rõ những khó khăn phát sinh trong quá trình triển khai cũng như chi phí ẩn kèm theo.

Khi doanh nghiệp phát triển đến một mức độ nhất định hoặc gặp khó khăn trong vận hành, sẽ có nhu cầu chuyển đổi số.
Ông Lâm khuyên rằng doanh nghiệp nên thảo luận với nhà cung cấp giải pháp công nghệ thông tin (IT service provider) để xác định mức độ chuyển đổi phù hợp với thể trạng của công ty,
rồi mới tiến hành triển khai để đạt hiệu quả cao nhất.

Giáo sư Trần Tông Hiền cũng nhấn mạnh triết lý “chuyển ý – chuyển mình – chuyển hình” là điều mà mọi lãnh đạo muốn chuyển đổi số cần ghi nhớ.

Hiện nay, dịch vụ đám mây rất phổ biến. Doanh nghiệp có thể dùng thử để tích hợp dần vào vận hành,
giúp việc chuyển đổi số trở nên nhẹ nhàng và “ít đau đớn” hơn.

Tìm phương pháp số hóa phù hợp từ dịch vụ đám mây

Năm 2013, khi bắt đầu mở rộng thị trường, sản phẩm đầu tiên của Bai Jia Zi Tong chính là dịch vụ văn phòng đám mây.
Thời điểm đó, dịch vụ này chưa phổ biến – mãi đến sau đại dịch COVID-19, các doanh nghiệp mới nhận ra tầm quan trọng của việc vận hành không cần đến văn phòng vật lý:
quản trị nhân sự, quản lý dự án, chăm sóc khách hàng… đều trở nên khó khăn nếu thiếu công cụ hỗ trợ.

Ông Lâm nhấn mạnh:

“Quản trị dựa vào hệ thống, hệ thống dựa vào biểu mẫu.”
Có biểu mẫu gì, sẽ tạo nên quy trình như thế.
Đặc biệt khi nhân viên không thể gặp mặt trực tiếp, việc thiết kế biểu mẫu lại càng quan trọng.

Điều doanh nghiệp sợ nhất là triển khai xong hệ thống mà không đúng như kỳ vọng.
Vì vậy, ông Lâm yêu cầu nhân viên tuyến đầu phải hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, truyền đạt chính xác,
không nên vì chạy doanh số mà bán ép, bán sai.

Bởi việc triển khai hệ thống không chỉ tốn chi phí mà còn rất vất vả.
Thêm vào đó, nhà cung cấp hệ thống phải chịu trách nhiệm bảo mật dữ liệu, vì tất cả đều lưu trên đám mây.

Trên thị trường hiện có nhiều nhà cung cấp EIP (cổng thông tin doanh nghiệp),
doanh nghiệp nên dùng thử và so sánh kỹ để tìm ra cái phù hợp.

Cách đây 10 năm, rất khó để các doanh nghiệp thử nghiệm trực tiếp sản phẩm EIP.
Chỉ nghe thuyết trình, xem giao diện – nhưng không được thao tác thật hay chạy thử tại công ty.

Hiện nay, Bai Jia Zi Tong đã tích lũy hơn 20 năm kinh nghiệm và know-how triển khai hệ thống.
Nếu khách hàng gặp lỗi phổ biến, công ty có ngay kiến thức và giải pháp hỗ trợ.
Nếu có nhu cầu phát sinh, chỉ cần 3 khách hàng cùng đề xuất, công ty sẽ cải tiến sản phẩm để đáp ứng.

Bên cạnh đó, cuộc họp cải tiến sản phẩm hàng tháng cũng giúp hệ thống ngày càng hoàn thiện.

Dù vậy, vẫn có những vấn đề không thể xử lý hoàn toàn.
Lúc đó, Bai Jia Zi Tong sẽ tìm cách giải thích, đề xuất giải pháp thay thế, hoặc giới thiệu nhà cung cấp khác.

Ông Lâm cũng chia sẻ rằng việc thay đổi tổ chức, quy trình nội bộ không nhất thiết phải thay hệ thống.

Ba điều doanh nghiệp cần nhớ khi triển khai hệ thống:

1. Chọn đúng hệ thống
2. Sử dụng đúng cách
3. Tối ưu sử dụng để đạt hiệu quả cao nhất
Rất nhiều doanh nghiệp đã chọn đúng hệ thống, nhưng lại không dùng đúng cách,
dẫn đến việc tổ chức thay đổi, cảm thấy hệ thống không còn phù hợp.

Thực tế, hệ thống không phải vì công ty lớn lên mà không dùng được nữa.
Điều cần làm đầu tiên là tham khảo đơn vị cung cấp, xem họ có thể tùy chỉnh, tích hợp gì thêm.

Theo ông Lâm, có thể dùng plugin mở rộng hoặc tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với thay đổi của tổ chức.

Chỉ khi không thể đáp ứng, mới nên cân nhắc thay hệ thống – vì chi phí thay hệ thống là rất lớn.
Ưu tiên vẫn là cải tiến, điều chỉnh – đừng vội thay mới.

Kho kiến thức đám mây – Luôn nắm bắt xu hướng vận hành doanh nghiệp

Ông Lâm Sùng Nhân (林崇仁) chia sẻ rằng: nếu doanh nghiệp chỉ muốn kiếm tiền, thì chưa chắc đã cần đến kho kiến thức;
nhưng nếu muốn kiếm tiền lâu dài và mở rộng tổ chức, thì nhất định phải có kho kiến thức và thực hiện quản trị tri thức.

Quản trị tri thức nghĩa là đưa những tài liệu quan trọng của công ty như SOP (quy trình vận hành chuẩn), tài liệu nội bộ, điều lệ tổ chức, hay thông tin liên quan đến R&D, sản xuất… vào kho kiến thức.
Từ đó, nhân viên có thể dễ dàng tra cứu, và người có thẩm quyền có thể quản lý hoặc cập nhật.

Đây là một bước rất quan trọng khi triển khai quản trị tri thức.
Nhiều người lầm tưởng rằng việc xây dựng kho kiến thức là trách nhiệm của một số cá nhân nhất định,
nhưng trong thời đại hiện nay, việc xây dựng tri thức là trách nhiệm của mọi nhân viên.

Tại PaGa Information (百加資通), mỗi nhân viên đều có thể đóng góp kiến thức.
Ví dụ, nếu hôm nay đi học tại công ty Liên Thánh (聯聖) và tiếp thu được kiến thức mới liên quan đến công việc, thì có thể ghi chép lại để chia sẻ.

Tuy nhiên, kiến thức được ghi lại chưa chắc đã hoàn toàn chính xác, vì vậy cần có quy trình kiểm duyệt trước khi công khai để mọi người sử dụng.

Nói cách khác, việc xây dựng kho kiến thức tại PaGa không phải chờ đến khi có nhu cầu mới ghi lại,
mà trong quá trình vận hành, hễ có điều gì có ích cho công ty hoặc giúp cải thiện quy trình, thì đều được ghi lại,
sau đó trải qua kiểm tra và chỉ khi đảm bảo đúng thì mới được công bố.

Nhờ vào sự tích hợp công nghệ này, tất cả nhân viên khi cần đều có thể tìm kiếm bằng từ khóa để nhanh chóng lấy được thông tin mình cần.

Do đó, quản trị tri thức là một phần thiết yếu trong vận hành doanh nghiệp, không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ dữ liệu,
mà còn là một quy trình quản lý, giúp mọi người theo dõi tiến độ của công ty và sự phát triển của nhân sự.

Tại Bai Jia Zi Tong, mỗi nhân viên đều có thể đóng góp kiến thức.
Ví dụ, nếu hôm nay đi học tại công ty Lian Sheng và tiếp thu được kiến thức mới liên quan đến công việc, thì có thể ghi chép lại để chia sẻ.

Tuy nhiên, kiến thức được ghi lại chưa chắc đã hoàn toàn chính xác, vì vậy cần có quy trình kiểm duyệt trước khi công khai để mọi người sử dụng.

Nói cách khác, việc xây dựng kho kiến thức tại Bai Jia Zi Tong không phải chờ đến khi có nhu cầu mới ghi lại,
mà trong quá trình vận hành, hễ có điều gì có ích cho công ty hoặc giúp cải thiện quy trình, thì đều được ghi lại,
sau đó trải qua kiểm tra và chỉ khi đảm bảo đúng thì mới được công bố.

Nhờ vào sự tích hợp công nghệ này, tất cả nhân viên khi cần đều có thể tìm kiếm bằng từ khóa để nhanh chóng lấy được thông tin mình cần.

Do đó, quản trị tri thức là một phần thiết yếu trong vận hành doanh nghiệp, không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ dữ liệu,
mà còn là một quy trình quản lý, giúp mọi người theo dõi tiến độ của công ty và sự phát triển của nhân sự.

Thời đại AI bùng nổ – Doanh nghiệp cần nâng cao năng lực cứng để thích ứng

Thời đại AI đến một cách nhanh chóng và dữ dội, gần như mỗi ngày đều có thể xuất hiện những thay đổi lớn.
Đối với Bai Jia Zi Tong, đây cũng là một thử thách lớn trong quá trình phát triển.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay muốn ứng dụng AI, nhưng đa số chỉ dừng lại ở việc biết đến ChatGPT.
Thực tế, dịch vụ AI không chỉ giới hạn ở đó.

Ông Lâm Sùng Nhân và đội ngũ của mình đang không ngừng suy nghĩ:
Doanh nghiệp có thể cung cấp những loại dịch vụ AI nào để hỗ trợ khách hàng hiệu quả nhất?

Về mặt sản phẩm, nhờ công nghệ AI ngày càng hoàn thiện,
nhiều tập đoàn lớn đã cung cấp các công cụ AI hỗ trợ rất đa dạng.

Ông Lâm khuyến khích các doanh nghiệp nên tìm hiểu và tận dụng những dịch vụ AI đó để cải thiện vận hành nội bộ.

Bai Jia Zi Tong hiện đã tích hợp AI vào sản phẩm văn phòng điện toán đám mây của mình.
Ví dụ: bot trò chuyện ở góc phải màn hình giúp truyền tải kiến thức hệ thống đến người dùng doanh nghiệp.

Trong lộ trình phát triển tương lai, công ty sẽ kết hợp mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) để cung cấp dịch vụ chatbot nâng cao,
cho phép doanh nghiệp đưa thông tin quản trị vào hệ thống, và nhân viên có thể truy cập qua hỏi đáp trực tiếp.

Đây là một bước tiến quan trọng trong chiến lược sản phẩm của Bai Jia Zi Tong.

Về dịch vụ, với tư cách là một nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp, điều quan trọng là hướng dẫn khách hàng cách sử dụng phần mềm hiệu quả.

Ví dụ: tài liệu hướng dẫn sử dụng, thay vì phải thuê người dịch sang nhiều ngôn ngữ,
chỉ cần hoàn thành bản tiếng Trung, sau đó dùng công cụ AI để tự động dịch sang nhiều ngôn ngữ khác — nhanh chóng và chính xác.

Đây là một trong những tiện ích mà AI mang lại,
và cũng là lý do tại sao khai thác hiệu quả công cụ AI đang ngày càng trở nên cần thiết trong hoạt động doanh nghiệp.

Nhiều người lo lắng rằng khi thời đại AI đến, công tác đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp sẽ chịu nhiều ảnh hưởng.

Ông Lâm Sùng Nhân không ngần ngại lấy chính con trai mình làm ví dụ.
Con ông học chuyên ngành xã hội, khiến người lớn trong gia đình từng lo ngại rằng sau khi tốt nghiệp sẽ khó tìm việc trong làn sóng công nghệ.
Tuy nhiên, ông Lâm cho rằng, đó là lối suy nghĩ cũ, và ngày nay không cần quá lo lắng như vậy.

Nhiều sinh viên hiện nay đã biết sử dụng ChatGPT, nhưng đó chỉ là điểm khởi đầu.
Công cụ này giúp người dùng sắp xếp ý tưởng, rèn kỹ năng đặt câu hỏi, tìm sự hỗ trợ.
Thực tế, còn rất nhiều ứng dụng AI khác đang có mặt trên các nền tảng như Azure, AWS và GCP.

Biết cách ứng dụng AI và giao tiếp với AI chính là kỹ năng quan trọng trong tương lai.
Ví dụ: nếu muốn tạo một video có nhiều ngôn ngữ khác nhau, chỉ cần chọn đúng dịch vụ AI,
doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 90% thời gian sản xuất nội dung.

Đó là lý do doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận các công cụ AI,
không nhất thiết phải trở thành chuyên gia, nhưng cần biết công cụ nào có thể giải quyết vấn đề gì và giúp cải thiện hiệu suất công việc ra sao.

Ông Lâm cũng nhấn mạnh rằng: làn sóng công nghệ tiếp theo sẽ không chỉ có ChatGPT.
Đúng là nhiều công việc sẽ bị AI thay thế, nhưng nếu chủ động tìm hiểu và học hỏi, nhân viên vẫn sẽ có cơ hội phát triển mới.

Tăng gắn kết đội ngũ qua thể thao và cơ chế khen thưởng

Ông Lâm cho biết: muốn doanh nghiệp phát triển, cần nâng cao chuyên môn cho nhân viên.
Nhưng nếu muốn công ty phát triển bền vững, không thể chỉ dựa vào một cá nhân.

Cách đây 20 năm, ông từng nghĩ rằng gắn kết đội ngũ = đi ăn chung thường xuyên,
nhưng sau 1–2 năm thực hiện, ông nhận ra hiệu quả không cao.

Sau đó, ông phát hiện ra một phương pháp hiệu quả hơn: khuyến khích thể dục thể thao trong công ty.
Vì thể thao không chỉ tốt cho sức khỏe mà còn tăng sự gắn kết nội bộ.

Thể thao có thể rất đơn giản — như leo cầu thang cũng là một hình thức vận động.
Khi mọi người cùng vận động, họ có thời gian trò chuyện, chia sẻ — không chỉ chuyện công việc.
Đặc biệt, vận động còn giải phóng endorphin tích cực, giúp xây dựng tinh thần đoàn kết.

Công ty còn áp dụng hệ thống thưởng (incentive) – nếu đạt mục tiêu vận động đề ra, sẽ được nhận tiền thưởng.
Điều này cũng giúp nhân viên rời khỏi bàn làm việc, cải thiện sức khỏe và thể trạng.

Biến đội ngũ thành tổ chức học tập – mở ra nhiều khả năng mới

Ngoài thể thao, ông Lâm còn rất tâm huyết trong việc xây dựng một tổ chức học tập (learning organization).
Đào tạo ngoài doanh nghiệp là một trong những chiến lược trọng điểm.

Ông chia sẻ, trong những khóa học đầu tiên tại Liên Thánh, ông được Giáo sư Trần Tông Hiền truyền cảm hứng và định hướng sâu sắc.
Sau nhiều năm tham gia lớp học và gắn bó với giáo sư, ông bị thu hút bởi nhiệt huyết giúp doanh nghiệp SME của giáo sư.
Điều này cũng khiến ông xác lập rõ sứ mệnh cá nhân: giúp các SME thực hiện chuyển đổi số thành công.

Gần 20 năm qua, ông Lâm cũng từng cảm thấy mệt mỏi và muốn buông xuôi.
Nhưng mỗi khi thấy giáo sư không ngừng giảng dạy và truyền lửa, ông lại tự nhủ mình cũng phải cố gắng tiếp tục và nỗ lực lan tỏa hơn nữa.

Lian Sheng là một nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển bản thân và giao lưu với các doanh nghiệp khác,
giúp mọi người không ngừng học hỏi. Việc để Lian Sheng đào tạo nhân viên sẽ hiệu quả hơn là tự đào tạo,
bởi vì phương pháp huấn luyện của Lian Sheng được xây dựng dựa trên góc nhìn phát triển doanh nghiệp,
không chỉ đơn thuần là truyền đạt khái niệm quản lý,
mà còn kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn của Giáo sư Trần, giúp doanh nghiệp thực hiện phương pháp quản lý một cách hiệu quả hơn.

Lâm Sùng Nhân cũng chia sẻ rằng, khi đưa đội ngũ đến học tại Lian Sheng, không thể chỉ "có mặt là đủ",
sau buổi học nhất định phải viết báo cáo cảm nhận.
Qua việc đọc báo cáo, mới hiểu được suy nghĩ thật sự của nhân viên và họ đã học được gì,
và chính nhờ hoạt động này mà đội ngũ có thể phát triển thêm nhiều ý tưởng mới về việc tối ưu hóa sản phẩm.

Anh cũng công khai các báo cáo cảm nhận sau khóa học để cả công ty cùng tham khảo.
Trong quá trình chia sẻ lẫn nhau này, công ty đã xây dựng hệ thống "Hộ chiếu học tập",
mọi người đi học tại Lian Sheng sẽ được cộng điểm, hình thành một cơ chế tính điểm học tập.
Ngay cả khi thi lấy chứng chỉ cũng sẽ được tính điểm, giúp đo lường hiệu quả học tập một cách định lượng.

Vì học tập là một quá trình liên tục, tích lũy càng nhiều thì càng có động lực,
nếu công ty tiếp tục khuyến khích và khen thưởng thì sẽ tạo ra vòng tuần hoàn tích cực.
Từ việc viết một báo cáo cảm nhận nhỏ, sau đó phát triển thành hệ thống quy chế vận hành, thậm chí tạo ra sản phẩm và ý tưởng mới – chỉ riêng điều đó thôi cũng đã rất đáng giá.

Vì vậy, mỗi khi thấy một nhân sự tiềm năng hay trưởng phòng nào có triển vọng,
anh đều cử họ đi học lớp CEO tại Lian Sheng.
Với những nhân viên có chuyên môn cao, công ty cũng sẽ sắp xếp họ học các khóa nâng cao năng lực.

Anh cũng khuyến khích các doanh nghiệp muốn thay đổi,
hoặc những công ty có chuyên môn mạnh nhưng gặp khó khăn về quản lý, nên đến Lian Sheng học tập.

Toàn cầu thúc đẩy ESG – Bai Jia Zi Tong bắt đầu từ chính mình

Trước làn sóng ESG, Bai Jia Zi Tong cũng đang tích cực đáp ứng.
Xét trên ba khía cạnh: Bảo vệ môi trường (Environment), Trách nhiệm xã hội (Social) và

Quản trị doanh nghiệp (Governance), chủ đề “E” (môi trường)

là điều mà Bai Jia Zi Tong đã kiên trì thực hiện trong suốt 20 năm qua.

Trong tương lai, công ty cũng sẽ tiếp tục lấy mục tiêu hỗ trợ khách hàng

thực hiện hóa "không giấy tờ" làm phương hướng chính.

Đồng thời, Bai Jia Zi Tong cũng không ngừng suy nghĩ cách cải tiến

sản phẩm và dịch vụ của mình để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện ESG.

Vì vậy, công ty đang phát triển và thiết kế một công cụ tính toán tiết kiệm năng lượng và giảm phát thải,
giúp doanh nghiệp tính toán lượng giấy tiết kiệm được nhờ sử dụng biểu mẫu điện tử, cũng như thời gian tiết kiệm trong quá trình sử dụng hệ thống – chuyển hóa quá trình sử dụng phần mềm thành dữ liệu số.

Đây chính là cách Bai Jia Zi Tong thực hiện trách nhiệm xã hội doanh nghiệp của mình,
biến việc sử dụng phần mềm trở thành số liệu thực tế về giảm thải mà doanh nghiệp có thể sử dụng.

Bước thứ hai là phát triển phần mềm hỗ trợ kiểm toán carbon. Do kiểm toán carbon liên quan đến chuỗi cung ứng, trong khi hệ thống của Bai Jia Zi Tong chủ yếu phục vụ nội bộ doanh nghiệp,
công ty đã khởi động một dự án khác mang tên EcoPortal,

cho phép doanh nghiệp và chuỗi cung ứng của họ hợp tác hiệu quả hơn.

Lâm Sùng Nhân lấy ví dụ: Giả sử một nhà sản xuất cần làm kiểm toán carbon,

dịch vụ này cho phép nhà sản xuất tạo ra biểu mẫu kiểm toán carbon,
các nhà cung cấp có thể đăng nhập vào EcoPortal để nhập dữ liệu, sau đó gửi lại để kiểm tra và tổng hợp.

Trong quá trình giúp doanh nghiệp chuyển đổi số, công ty cũng đồng thời tự hoàn thiện mình.
Giống như lời Giáo sư Trần từng nói, ESG không phải là trách nhiệm của các tập đoàn lớn,
mà là nghĩa vụ của mọi doanh nghiệp và từng cá nhân.

Chính vì vậy, Bai Jia Zi Tong cũng đã bắt đầu soạn thảo báo cáo ESG.
Chỉ khi thật sự coi trọng vấn đề này, chúng ta mới có thể thực hiện từng hạng mục một cách nghiêm túc.

Lâm Sùng Nhân rất lạc quan về ESG – chỉ cần thực hiện nghiêm túc, ESG chắc chắn sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.